Reto
El grupo opera decenas de tiendas en destinos turísticos de México y lleva toda su operación en SAP S/4HANA. Crear órdenes de compra, traspasos entre tiendas o registrar facturas exigía capturar documento por documento, con transacciones pensadas para especialistas y sin validaciones previas: los errores de precio, de inventario o de datos fiscales aparecían cuando el documento ya estaba creado. Hacía falta una herramienta que el equipo de compras, tiendas y tesorería pudiera usar sin ser experto en SAP, que revisara la información antes de enviarla y que dejara constancia de quién hizo cada operación. Todo sin modificar SAP ni duplicar sus datos.
Qué hicimos
Construimos un portal web a la medida que se conecta con SAP S/4HANA Cloud en dos sentidos. Para consultar, lee materiales, precios, inventario, proveedores y contratos en tiempo real por servicios OData. Para crear, envía los documentos por lotes a través de SAP Integration Suite y registra la respuesta de SAP línea por línea. El usuario sube un archivo de Excel o captura en pantalla, el portal valida cada línea contra SAP y contra las reglas del negocio, muestra qué está listo y qué hay que corregir, y solo entonces crea los documentos. Si una carga larga se interrumpe, se reanuda donde se quedó. Hoy cubre órdenes de compra masivas y devoluciones, órdenes a partir de solicitudes de pedido, traspasos entre tiendas con inventario verificado al momento, órdenes de servicio con recepción y registro de factura (incluida la validación del CFDI), solicitudes de anticipo, contratos comerciales, cambios masivos de precios, conciliación de cortes de caja y un centro de monitoreo con auditoría de cada operación. El acceso es con la cuenta corporativa de Microsoft y cada persona ve solo lo que su rol permite. El portal corre en Azure, con despliegue automático a un ambiente de pruebas y aprobación manual para pasar a producción. Lo desarrollamos con asistencia de IA de principio a fin, con revisión de código y pruebas automatizadas en cada entrega.
Resultado
El portal está en producción y es la puerta de entrada diaria a SAP para las áreas de compras, inventarios, tesorería y soporte. En diez meses liberamos 56 versiones. Cada una pasa por más de 7,900 pruebas automatizadas antes de llegar a los usuarios, y el portal ofrece 40 pantallas de operación con 54 permisos de acceso por rol. Lo que antes se capturaba documento por documento ahora se carga en una sola operación, con los errores detectados antes de crear nada en SAP y con un registro completo de quién hizo qué, cuándo y qué respondió SAP. El equipo de soporte resuelve consultas de artículos, precios y existencias desde el portal, sin entrar a las transacciones de SAP.